Электронный документооборот

Необходимость автоматизации  и документооборота давно уже переходит в практическую плоскость, все большее количество предприятий в России начинают внедрять системы электронного документооборота. Это позволяет на практике оценить все преимущества электронной организации делопроизводства. Однако многие, для кого автоматизация  является уже пройденным этапом, задумываются  о повышении эффективности управления электронным документооборотом. Это обусловлено, в первую очередь, изменением ситуации на рынке, а также развитием новых технологий, появление корпоративного портала, что с одной стороны предоставляет огромные возможности для ведения своего бизнеса, а с другой стороны – заставляет идти в ногу со временем, чтобы не быть позади своих конкурентов.

Электронный документооборот – это уже обыденность сегодня практически для каждого. Практически каждый человек пользуется сегодня компьютерными сетями, информационными системами, электронной почтой, и это далеко не полный перечень, благодаря которым можно обмениваться электронной информацией.

В последнее время появились и достаточно широкое получили распространение новые средства эффективного обеспечения определенных процессов управления. Иными словами, программное обеспечение, непосредственно предназначенное для обработки документов.

Такие системы представляют собой целые комплексы, предназначенные, в том числе, и для построения  систем электронного документооборота.

Преимущества автоматизированного управления разные организации видят по-разному, например, одни предполагают, что это повысит эффективность документооборота, а другие считают, что это повысит эффективность работы определенных специалистов, которые создают документы, используют их в повседневной работе в .  И только немногие организации уделяют должное внимание обоим этим аспектам. Это зависит в основном от того, что для одних документы являются, например, базовыми инструментами управления, а для остальных – это продукт и средство непосредственного производства.

Не зависимо от того, какие причины преследует организация в выборе систем электронного документооборота, в первую очередь она пытается делать выбор из многочисленных систем, присутствующих на данный момент на российском рынке. В настоящее время выбор необходимо начинать делать только после того, как организация определиться с терминологией производителей информационных систем, которые уже долгое время являются в нашей стране объектом спекуляции. Каково бы ни было название организации, предлагающей данные информационные системы, и что бы за ним не стояло, все их можно условно поделить на три группы:

- системы документооборота;

- системы делопроизводства;

- системы управления документами.